Замышляем эффективно: навыки победоносного планирования

Правильное планирование — это не только путь к повышению эффективности работы, но и способ не облажаться. Получить 100% успеха в любом деле можно, только корректно формулируя задачи и достигая их выполнения. Но где поставить приоритет — в полном выполнении плана, или в сегментации задач по важности?

Эффективное планирование, претендующее на успех, предполагает определение задач, расстановку времени и контроль результата. Каждый из упомянутых аспектов имеет свои нюансы, которые необходимо знать для максимальной результативности в выполнении дневного плана.

Есть ли смысл расставлять приоритеты?

Главная ошибка большинства управленцев на этапе расстановки задач — ориентирование на процесс, а не на результат. Мы бегло записываем в блокнот “провести собеседование”, “уточнить вопрос” и тд. Важно, чтобы уже в формулировке задачи прозвучал результат. Например: вместо “провести собеседование” — “нанять нового сотрудника”. Если в результате ни один из кандидатов не был нанят — цель пока не достигнута. Такой подход дает возможность контролировать, можно ли получить желаемый результат за отведенной время и сделать выводы по поводу собственной эффективности.

Разобравшись с “to do list”, принимайтесь за расстановку приоритетов. Есть убеждение (правило Парето), что 80 % результата можно получить, приложив 20% усилий. То есть, сконцентрировавшись на этих 20% задач, можно получить максимально эффективный результат. Но как же знать, какие именно из всех пунктов плана — те самые, наиболее “рентабельные”? К примеру, вы запланировали 10 собеседований с целью найти нового сотрудника в штат. Если верить правилу Парето, все 80% успеха могут дать только 2 собеседования. Но заранее узнать, какие именно из встреч увенчаются зачислением в штат, не представляется возможным. Отсюда вывод — нельзя пропустить ни одну из запланированных встреч. Точно так же по аналогии со всеми делами — обязательно выполнять все, что было в плане изначально. Тем самым вы повысите шансы выигрышных дел быть однозначно реализованными. Если не успеете сделать что-то из списка — потерпите убыток в результате, так как упущенные дела могли составлять категорию тех самых 20%.

ВЫВОД: расставлять приоритеты — занятие неблагодарное. Лучше подобрать систему, при которой все запланированные дела будут выполняться своевременно.

Сделайте планирование дня своей привычкой: 5 полезных советов

1. Важно, чтобы планирование осуществлялось постоянно и, желательно, в специально отведенное время. 
2. Составляя список дел, не забывайте о крупных событиях и повторяющихся мероприятиях — их можно брать за ориентир. 
3. Оставляйте в плане небольшие зазоры. Они вас выручат в случае, когда появятся неотложные незапланированные дела: вы все выполните без ущерба тому, что было в списке изначально. Благодаря таким временным кармашкам план не будет нарушен, гармония и баланс сохранены). В тайм-менеджменте также есть принцип распределения задач по соотношению “40:60”. Так, 60% рабочего времени отводите на конкретные задачи, оставляя 40% на непредвиденные ситуации. Ваш график сохранит системность при относительной гибкости. 
4. Планируйте задачи, учитывая их сочетания между собой и обстоятельствами. Например, если в списке есть задачи, выполнить которые можно только вне офиса, компонуйте их таким образом, чтобы экономить время и не покидать рабочее место через каждые два часа. 
5. Правильно оценивайте собственные силы — сложность и количество поставленных задач должно соответствовать вашим реальным возможностям и адекватным временным ресурсам. В тайм-менеджменте есть принцип Паркинсона, который в точности выражает эту мысль: любая задача отнимает именно столько времени, сколько ей было отведено.

Контроль — наше все!

Можно бесконечно долго готовиться к планированию, также долго планировать, опять-таки с переменным успехом выполнять“to do list”, но только контроль результата покажет эффективность всех трудов. Посмотрите, какие из задач не реализуются постоянно, в чем возникают наибольшие препятствия — и вы подберетесь к первоисточнику неудовлетворительной эффективности. Дальше — вносите необходимые изменения пр последующем планировании.