6 принципов автоматизации малого бизнеса

Владельцы малого бизнеса – крепкие ребята. Ведь они обычно вовлечены во все аспекты своего дела – от маркетинга до выполнения заказов. Но в какой-то момент такое распыление на все направления деятельности бизнеса может сказаться на эффективности выполнения поставленных задач и успешности дела в целом. Поэтому не лучше ли подумать об автоматизации некоторых рабочих процессов?

Термин автоматизация бизнеса достаточно широк. Для кого-то это может означать автоматизирование физических процессов, например, сборку заказа. Для других – автоматизирование процессов вроде отправки электронных писем в ответ на какие-либо действия покупателей. В этом материале мы используем этот термин в значении применения технологий для автоматизации бизнес-процессов.

Рассмотрим один из примеров автоматизирования в бизнесе небольшой американской компании. Руководители этой компании придумали специальную программу обучения и тренировки своих сотрудников. По условиям программы персонал должен был зарабатывать очки за просмотр обучающих онлайн-видео и прохождение курсов: сотрудники отдела по работе с клиентами получали свои очки за изучение информации о продуктах или возможных сценариях коммуникации с клиентом; персонал, отвечающий за выполнение заказа, зарабатывал очки, изучая больше нового о процедурах доставки и т.д.

Менеджеру этой программы нужно было создавать еженедельный отчет с данными о том, когда каждый из сотрудников входил в систему и сколько очков набирал. Дальше этот отчет рассылался еще нескольким менеджерам по электронной почте.

Изначально все это делалось вручную. Менеджеру нужно было выполнить такие действия:

• войти в систему; 
• загрузить CSV-файл с данными об активности сотрудника; 
• открыть CSV-файл в электронных таблицах; 
• удалить несколько лишних колонок; 
• отсортировать данные по менеджерам; 
• сохранить отдельные файлы для каждого менеджера; 
• отправить нужный файл каждому из менеджеров по электронной почте. 

Задача, казалось бы, очень простая, но только на отправку e-mail-ов с отчетами менеджер программы тратил около двух часов каждую неделю.

Простой JavaScript превращает задание на два часа в пятиминутное дело.

Частично эта процедура была автоматизирована с помощью короткого Java-скрипта и интерфейса программирования приложений Gmail. Этот новый скрипт, который разработчик компании написал меньше, чем за два часа, позволил загружать CSV-файлы для обработки и автоматически рассылать отчеты через Google-аккаунт компании. Новый алгоритм процесса занимает около пяти минут и выглядит таким образом: 

• вход в систему; 
• скачивание CSV-файла с активностью сотрудника; 
• загрузка CSV-файла в инструмент автоматизирования; 
• авторизация для отправки письма в один клик. 

Наиболее сложные задачи, связанные с систематизированием информации, выполняются теперь автоматически. Эта система обучения скоро появится и в API. Тогда компании и вовсе не понадобиться вовлекать в процесс менеджера, ведь все нужные действия система сможет выполнять автоматически.

Этот ритейлер также регулярно мониторит цены на товары нескольких своих конкурентов. Первоначально с этой целью сотрудник компании посещал несколько сотен веб-страниц каждую неделю, собирая информацию о ценах конкурентов в электронную таблицу. Дальше на основе анализа этой таблицы принимались решения по ценообразованию собственной продукции компании. Выполнение этой задачи вручную занимало несколько часов в неделю. Но цены конкурентов могли не меняться месяцами, поэтому такую работу зачастую вполне можно было считать бессмысленной.

Используя фреймворк Scrapy и Python, ритейлер полностью автоматизировал процесс. Теперь всю нужную информацию о ценах конкурентов каждый день собирает веб-кроулер Scrapy. Все это добавляется в базу данных. Если цена изменилась, ответственному за этот мониторинг менеджеру автоматически высылается e-mail с новыми ценами и ссылками на соответствующие страницы продуктов.

Такой новый автоматизированный подход не требует вмешательства человека, пока не произошло изменение цены. Кроме того, программа работает каждый день, а значит реагирует на любые изменения оперативнее.

Эти два примера довольно четко иллюстрируют основные принципы автоматизации бизнес-процессов небольшого бизнеса в e-commerce.

Итак, пройдемся по всему списку принципов.

• Повторяющиеся задачи. Автоматизация бизнеса лучше всего подходит для повторяющихся задач. Подумайте о вещах, которые вы делаете снова и снова. Такие действия, как e-mail-маркетинг, создание отчетов и т.п., – это обычно часто повторяющиеся задачи, выполнение которых смело можно возложить на автоматизированное ПО и технологии. 
• Простые задачи в первую очередь. Начинайте автоматизировать бизнес с простых рабочих процессов. Для небольших компаний неплохо начать с маркетинга. Например, покупатель подписывается на рассылку – и ему приходит письмо-приветствие. Существует большое количество софта, который поможет вам автоматизировать этот процесс. 
• Конкретные задачи. Автоматизируйте конкретные, а не широкие задачи. Например, создание отчета по частоте авторизации сотрудниками в систему обучения, о которой мы упоминали выше. Автоматизируйте некоторые сегменты аналитики данных. Создайте для себя ежедневный автоматический отчет по продажам. 
• Экономия времени и денег. Помните, что автоматизация бизнеса должна экономить ваши время и деньги. Владельцы или менеджеры малого бизнеса обычно работают больше обычного, и автоматизация каких-либо из рабочих процессов может стать для них настоящим облегчением.

  Помимо этого, маленькие начинающие компании зачастую испытывают трудности с финансовыми ресурсами, поэтому экономия денег тоже будет как нельзя кстати. Попробуйте измерить сколько вы экономите с помощью автоматизации. Это должно вас мотивировать продолжать работать над автоматизацией рабочих процессов дальше. 

• Ежедневные задачи. Автоматизируйте ваши ежедневные задачи в первую очередь. Вы здорово сэкономите время, если будете проверять свою почту, например, один или два раза в день, а не каждые несколько минут. Точно так же и в бизнесе. Старайтесь разделить работу на спланированные порции.

  В некотором смысле, действия, которые вы совершаете каждую неделю, уже являются более оптимизированными, чем те действия, которые вы выполняете ежедневно, так как они уже разделены на порции. Поэтому автоматизируйте ежедневные задачи в первую очередь. Затем можно взяться и за еженедельные и ежемесячные задачи. 

• Задачи, масштаб которых растет с ростом бизнеса. Если, например, вы, как владелец или менеджер небольшой компании, хотите лично связаться с каждым вашим покупателей и поблагодарить его или поздравить с чем-либо, то с небольшим количеством покупателей это сделать возможно.

  Но с развитием вашего бизнеса эта задача постепенно станет невыполнимой без применения автоматизации. Поэтому, автоматизируя процессы в вашем бизнесе, выбирайте задачи, которые будут масштабироваться с ростом вашей компании.

  Например, вы хотите каждую неделю проверять цены на товары у ваших конкурентов. Допустим, вы начали с продажи 100 различных продуктов, и у вас около трех конкурентов по каждому продукту. Это значит, что в итоге вам нужно проверить по 300 веб-страниц с продуктами. Это может занять около часа времени.

  Если вы увеличили ассортимент своих товаров до 1000, подобный отчет по ценам конкурентов превратится в 10-часовую работу. А с количеством товаров в 4000 это станет полноценной работой фул-тайм. Но с автоматизацией вам и вовсе не потребуется человек для выполнения этой работы. 

Автоматизация – настоящая палочка-выручалочка для вашего онлайн-бизнеса, которая здорово сэкономит ваши деньги и время. К тому же, в эпоху стремительного развития технологий грех этим не воспользоваться.